Job Description

La Posición

La posición de Asistente Administrativo está ubicada en la Oficina de Honduras.   Bajo la orientación y supervisión directa del Asociado de Finanzas y Administración como miembro del equipo de Operaciones, el Asistente Administrativo presta servicios de calidad en áreas de administración general de conformidad con las normas, directrices, procesos y procedimientos pertinentes. Adopta un enfoque orientado al cliente y a los resultados en la interpretación de las normas, procedimientos y directrices y presta apoyo a la Oficina de País. 

El Asistente Administrativo forma parte del equipo de operaciones y trabaja en estrecha colaboración con el Asociado Financiero para garantizar el logro de los objetivos mediante procesos administrativos y logísticos eficientes, eficaces y transparentes.

Cómo puedes marcar la diferencia:

UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas enfocados en asegurar que cada embarazo sea deseado, que cada parto sea seguro y que cada joven alcance su pleno potencial. El nuevo plan estratégico de UNFPA (2022-2026) se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarnan estas normas y estándares internacionales, y los defenderán con valentía y con plena convicción.

UNFPA está buscando candidatos (as) que transformen, inspiren y entreguen resultados en un enfoque de sostenibilidad y de alto impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que administra los recursos a ellos confiados y que se comprometan a entregar excelencia en los resultados del programa.

Propósito del trabajo: 

El Asistente Administrativo provee apoyo administrativo y logístico a la oficina en el país.

Deberes y Responsabilidades:

Establece y mantiene el sistema de archivo de la oficina de acuerdo con un sistema de clasificación establecido para Operaciones y otras unidades siempre que sea necesario.

Aplica las normas, reglamentos y procedimientos del UNFPA.

Prestar apoyo logístico y administrativo en la organización de talleres, formaciones y otros eventos importantes.

Hacer las gestiones de recopilación de información y documentos, con proveedores de bienes y/o servicios, para la creación de sus perfiles (Supplier) en el sistema Quantum.

Preparar y dar seguimiento a los procesos de adquisición menores USD 5,000, en el marco de las políticas y procedimientos aplicables, que incluye: cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra exoneradas, de acuerdo con los techos estipulados de los flujogramas de procesos administrativos, entre otros.

Revisar la documentación soporte de las solicitudes de pago y demás transacciones administrativas requeridas, asegurando que estén libres de errores.

Hacer un seguimiento con los proveedores de servicios y bienes para que presenten sus facturas proforma y facturas finales.

Apoyar la implementación del plan de actividades que son responsabilidad directa del UNFPA en el proyecto.

Identificar cuellos de botella en la implementación administrativa de las actividades de los proyectos e informar de manera oportuna al Asociado de Finanzas y a la alta gerencia para la toma de decisiones. 

Proveer/proponer soluciones factibles en base a normativa y asegurar la ejecución y el seguimiento de estas.

Preparar de acuerdo con las regulaciones de viaje, las solicitudes de viaje, compra de pasajes, DSA, solicitudes de transporte, Security Clearance, del personal, a fin de dar el seguimiento y control respectivo.

Preparar actas de donación por entregas de materiales, insumos e inventario.

Mantener un listado actualizado de contactos y socios.

Registrar correspondencia recibida y despachar correspondencia saliente.

Apoyar la elaboración de informes.

Atender requerimientos internos y externos relacionados con las actividades del UNFPA y sus proyectos.

Acompañar, cuando así se requiera, misiones de campo para revisiones in situ de la rendición de cuentas por parte de grupos y/o organizaciones actuando como partes responsables de los proyectos del UNFPA en terreno

Apoyar a los miembros del equipo de Operaciones siempre que sea necesario.

Apoyar otras actividades a solicitud de la Representante y del Representante Auxiliar en Honduras.

Cualquier otra actividad inherente al cargo.

 

Valores:

Integridad: Demuestra coherencia entre la defensa y promoción de los valores del UNFPA y toma decisiones de conformidad con el Código de Conducta de la ONU.

Demostrar el compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas.

Aceptar la diversidad en todas sus formas.

Aceptar el cambio.

Ética y Valores: Demuestra y defiende la ética e integridad.

  Competencias Básicas:

Asegura el cumplimiento de las normas y estándares organizacionales para auditoria, monitoreo y evaluación y gestión basada en resultados. 

Promueve la rendición de cuentas y la gestión basada en resultados.

Capacidad para administrar y ejecutar los procesos.

Profesionalismo: Demuestra competencia profesional y los conocimientos en las áreas pertinentes de trabajo.

Capaz de integrarse a un equipo de trabajo, tomando responsabilidad por sus contribuciones para el logro de los resultados.

Contribuir al intercambio de información y aportar ideas.

Capacidad para establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con personas de diferentes niveles jerárquicos, nacionalidades y culturas

Alta confidencialidad y responsabilidad.

Competencias Funcionales:

Gestión de datos y apoyo logístico 

Gestión de documentos, correspondencia e informes

Planificación, organización y desarrollo de tareas

Conocimientos del puesto / experiencia técnica

Capacidad para trabajar en equipo.

Habilidad en expresión oral y escrita.

Responsabilidad.

Calificaciones y experiencia requerida:

Educación

Es obligatorio haber completado la educación secundaria o tres años de experiencia en puestos similares.

Conocimientos y Experiencia: 

Tres (3) años de experiencia previa pertinente, incluida experiencia en asistencia administrativa; preferiblemente con organismos internacionales. 

Se valorará la experiencia previa en la ONU;

Sólidas habilidades interpersonales y organizativas;

Conocimientos informáticos - Word, Excel, Power-point, etc.;

Se valorará el dominio de las aplicaciones ofimáticas actuales, incluido ERP (QUANTUM, ATLAS)

Experiencia de trabajo orientado a servicio al cliente.

Lenguaje

Dominio del español, oral y escrito.

Conocimientos básicos de inglés.

 

Consideraciones importantes

El puesto requiere dedicación a tiempo completo;

Postulación abierta solamente para nacionales hondureños o personas legalmente autorizadas para trabajar en el país.

El UNFPA está comprometido en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura;

Compartir los valores de tolerancia y respeto a la diversidad sexual, género, étnica, discapacidad y cualquier otra condición humana;

Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad;

Se alienta por igual a las personas que pertenecen a grupos minoritarios, a pueblos indígenas o que tienen alguna discapacidad a presentar su candidatura.

Debido al alto volumen de aplicaciones, solamente se contactará a las personas calificadas en el proceso.

 

 Beneficios:

 Esta posición cuenta con un paquete de beneficios que incluye salario neto y otros beneficios aplicables.

 

Disclaimer: 

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Fraudulent notices, letters or offers may be submitted to the UNFPA fraud hotline http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

In accordance with the Staff Regulations and Rules of the United Nations, persons applying to posts in the international Professional category, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, may be required to renounce such status upon their appointment.

Para aplicar a esta posición hacer click en el siguiente link:

https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/…